Hoe werkt output management?

Onzorgvuldige klantcommunicatie is verre van efficiënt. Uw klanten raken de weg kwijt, ergeren zich aan hun beperkte mogelijkheden of verliezen het vertrouwen in u als bedrijf. U loopt daarom het risico dat uw klanten het verderop gaan zoeken.

Bovendien heeft u er, aan uw kant van de lijn, onnodig veel werk van. Uw werknemers zijn namelijk voortdurend het wiel opnieuw aan het uitvinden of handmatig documentstromen aan het verwerken. Dat kan dus wel een slag efficiënter. Output4you brengt de softwareoplossing mee die dat mogelijk maakt.

Hoe werkt het?

Output4you werkt met PlanetPress Connect. Dat is een softwaresysteem dat data en documenten uit systemen vertaalt naar interactieve content, deze content verspreidt via gewenste kanalen, en daarna de inkomende data weer verwerkt. In stappen werkt dat zo:

1 Uw data vormt de basis

De eerste stap is uw input: gegevens en documenten die vanuit uit uw systemen worden verzonden. We kunnen uit de voeten met alle soorten hostingsystemen, ERP-systemen, toepassingen en indelingen. Het proces van dataverzameling gaat automatisch en draait in de achtergrond.

2 Het herontwerp

De gegevens uit stap 1 krijgen een geautomatiseerde metamorfose waarbij u via een handige toolset de content verder kunt optimaliseren:

  • Personalisatie van de inhoud op basis van klantprofiel en data
  • Verrijking met grafische elementen, afbeeldingen, QR-codes
  • Toevoeging van interactiemogelijkheden en modules zoals: betaal- en bestelknoppen, formulieren, direct inloggen
  • Optimalisatie voor het gewenste kanaal: web, print of e-mail
  • Optimalisatie voor het gewenste device/medium: pc, tablet, smartphone of brief, flyer, envelop

3 Sortering, verzending, archivering

Printdocumenten worden centraal gesorteerd, afgedrukt en gebundeld. E-mails en apps worden verzonden, webpagina’s worden gepubliceerd. Bovendien zorgt de software ervoor dat elk nieuw document veilig en efficiënt wordt gearchiveerd op de juiste plaats.

4 Uw klant reageert, wij verwerken

Uw communicatie staat nu bol van de interactieve elementen, dus uw klanten zullen ingaan op uw betaalverzoek, een bestelling plaatsen of een formulier invullen. En nu? De ondernomen actie van de klant verwerkt ons systeem op basis van uw regels en voorwaarden. De gegevens in uw systemen komen automatisch weer up-to-date. En zo is de cirkel rond.

Ook graag zo’n mooie communicatiecirkel?

Ziet u het al voor zich, een dergelijke documentenflow binnen uw branche? Aarzel niet en vraag ons naar de mogelijkheden voor uw bedrijf. 

De ervaring van Richard en zijn no-nonsense inbreng leidde tot een prachtige softwaretoepassing waar wij elke dag blij mee zijn. Daarnaast zijn de eindklanten er erg tevreden over!

Menno van Doorn, Senior projectleider

During our project Richard was capable to create the solutions we needed. By listening to our needs and advising us with potential alternatives, he helped us to achieve an even better result than we expected. Richard managed to communicate and interact with my colleagues in a very professional, friendly and positive way. 

Arno Hellwig, Business support manager

Richard van Output4you heeft ons begeleid met de volledige implementatie van PlanetPress binnen onze organisatie. Dat heeft hij op een perfecte wijze gedaan. Wij hebben als organisatie daarmee een geweldige sprong voorwaarts gezet in een zeer efficiënte werkwijze van communiceren met onze relaties. Uiteindelijk heeft deze investering ook nog eens een mooie kostenbesparing opgeleverd.

Frank Musters , Johanknegt Adviesgroep BV

Is output management de oplossing voor uw bedrijf?

Worstelt uw IT- of communicatieafdeling met de documentstromen binnen uw bedrijf? Maak vandaag nog een afspraak en ontdek hoe Output4you ook binnen uw onderneming een moderne en servicegerichte communicatieflow mogelijk maakt.

Wie is Output4you?

Output4you is specialist in output management. Wij voegen alle losse eindjes van uw correspondentie samen tot een vloeiende communicatiestroom. Daarvoor maken we gebruik van de software van PlanetPress Connect. U krijgt daarmee via één platform de controle over de creatie, distributie en verwerking van al uw documenten. 


Neem contact op